Rétention des données

La rétention des données décrit leur conservation dans le temps et les conditions qui l’encadrent. Elle concerne les fichiers, les enregistrements métier, les conversations, les journaux et les copies techniques. Une règle de rétention doit préciser quelles informations sont concernées, où elles sont conservées et quand elles doivent être supprimées ou archivées.

Dans un système IA, plusieurs services peuvent intervenir. Le logiciel d’origine, le connecteur, le fournisseur du modèle et un outil de journalisation peuvent conserver des éléments différents. Le contrat d’un seul fournisseur ne décrit pas forcément tout le parcours. Une cartographie permet de comprendre les copies et leurs propriétaires.

Une donnée utilisée au quotidien peut être conservée dans une base active. Une archive répond à un autre besoin, avec un accès plus limité. Une sauvegarde permet une restauration après incident. Ces usages doivent être distingués pour appliquer les durées et les contrôles appropriés.

Supprimer une donnée active ne la retire pas toujours immédiatement des sauvegardes. Les procédures peuvent prévoir leur expiration selon un cycle. Ce fonctionnement doit être connu et documenté. Il faut également examiner ce qui se passe si une restauration remet en service des données auparavant supprimées.

Conserver tout sans distinction augmente les informations exposées et rend les recherches plus difficiles. À l’inverse, supprimer trop tôt peut empêcher la reprise d’un dossier ou la justification d’une opération. La durée dépend de la finalité, des obligations applicables et des besoins documentés.

Il n’existe pas une durée unique adaptée à tous les fichiers de l’entreprise. Les documents administratifs, les conversations de travail et les journaux techniques peuvent suivre des règles différentes. Pour les données personnelles, la règle doit être examinée avec les personnes compétentes selon le traitement concerné.

Imaginons une équipe qui utilise un assistant pour résumer des pièces de projet. Elle identifie les documents importés, les extraits recherchés, les conversations et les journaux. Elle vérifie les paramètres du service et les possibilités de suppression de chaque catégorie.

L’équipe définit les éléments à conserver dans le dossier officiel et ceux qui peuvent être retirés après la préparation du livrable. Elle évite de garder plusieurs copies complètes lorsque seules les références sont nécessaires. Une suppression de test permet de vérifier le comportement de l’interface et les informations encore accessibles.

Ce scénario est illustratif. Il ne fixe pas de délai légal universel. L’objectif est de connaître la circulation des données et de pouvoir expliquer les règles appliquées, y compris les limites lorsque certaines copies ne sont pas directement visibles.

Examinez la procédure du fournisseur, les paramètres du compte et les possibilités de contrôle. Supprimer une conversation, révoquer une connexion et fermer un compte sont des opérations différentes. La révocation empêche un accès futur ; elle ne garantit pas la suppression des données déjà récupérées.

Vérifiez également les index et les résumés persistants. Une information peut rester retrouvable sous une autre forme. Identifiez les destinataires d’une demande de suppression et les preuves disponibles. Les exceptions et les délais techniques doivent être compris avant de décrire le résultat.

Les journaux peuvent contenir des identifiants, des contenus de demandes ou des informations sensibles. Leur conservation doit être adaptée au besoin de diagnostic. Évitez d’y enregistrer des secrets et limitez les personnes qui peuvent les consulter.

Un changement de prestataire demande un contrôle des exports et des copies restantes. Prévoyez la sortie du service dès son choix. Une formule commerciale comme « vos données restent privées » ne décrit pas à elle seule les lieux, les durées et les opérations de conservation.

Dressez une liste des catégories de données et de leurs emplacements. Pour chacune, identifiez la finalité, le responsable, les personnes autorisées et la règle de conservation. Séparez les bases actives, les archives et les sauvegardes.

Vérifiez les conditions des fournisseurs et les réglages réellement disponibles. Testez une suppression avec des données adaptées, puis documentez ce que vous pouvez confirmer et ce qui dépend d’une procédure externe. N’annoncez pas une suppression totale sans connaître le périmètre.

Prévoyez une révision lorsque de nouvelles sources ou fonctions sont ajoutées. Un connecteur qui se met à conserver un index change le parcours des informations. La règle doit suivre l’usage réel du système, avec une procédure claire pour la mise à jour et la sortie.

Pour le cadre de conservation des données personnelles, voir le guide des durées de conservation de la CNIL.

Référence consultée le 10 octobre 2026.